CONSTITUTION

1. Le titre de l'organisation est : l'Association des études françaises et francophones en Irlande (ADEFFI) (Association for French and Francophone Studies in Ireland - An Cumann le Léann na Fraincise in Éirinn).

2. Les objectifs principaux de l'Association sont les suivants :
i. Promouvoir la recherche dans le domaine de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
ii. Promouvoir l'étude de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
iii. Promouvoir l'enseignement dans le domaine de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande

3. Pour servir exclusivement les objectifs principaux susnommés, l'Association aura les objectifs secondaires suivants:
i. Disséminer par voie imprimée ou informatique des informations sur des activités de recherche, d'étude et d'enseignement de la société et la culture françaises et francophones en Irlande
ii. Maintenir un registre des chercheurs en Irlande dont les travaux concernent la société et la culture françaises et francophones
iii. Favoriser des contacts avec d'autres associations ou groupes ayant pour but de promouvoir la recherche, l'étude et l'enseignement de la société et la culture françaises et francophones

4. L'Association d'études françaises et francophones en Irlande est une organisation à but non lucratif et non politique. Elle ne s'engagera dans aucune activité d'ordre politique ou commercial.

5. Règlement:
i. Peuvent devenir membres de l'Association les organisations, institutions ou personnes privées. Les demandes d'adhésion s'adresseront au/à la Secrétaire de l'Association.
Chaque membre de l'Association payera une cotisation annuelle pour subvenir aux frais courants de l'Association.
Le montant de la cotisation sera déterminé lors de la Réunion Générale Annuelle de l'Association.
ii. L'année administrative de l'Association correspond à l'année civile. La Réunion Générale Annuelle se tiendra fin novembre ou début décembre de chaque année. Les cotisations seront dues au premier janvier suivant.
iii. L'Association sera dirigée par un Comité Exécutif élu à la Réunion Générale Annuelle. Le Comité sera composé des membres suivants: Président(e), Secrétaire, Trésorier(e), Président(e) élu(e) ou ancien(ne) Président(e),
Rédacteur(rice)des Cahiers de l'ADEFFI, Agent de Publicité et trois membres ordinaires. Il aura le pouvoir de coopter un maximum de deux membres supplémentaires par an. Tout poste qui tombera vacant au cours de la période d'activité du Comité sera pourvu par cooptation.
Un minimum de cinq membres du Comité Exécutif sera nécessaire pour constituer un quorum.
Les fonctions des membres du comité et la procédure à suivre pour l'élection du Comité Exécutif sont détaillées dans l'Annexe A de la Constitution.
iv. Les Rapports Annuels du/de la Secrétaire et du/de la Trésorier(e) seront présentés lors de la Réunion Générale Annuelle.
v. Les activités de l'Association seront principalement financées par les cotisations des membres, et par des dons ou des subventions, pourvu que ces dons ou subventions n'impliquent aucune condition qui soit incompatible avec l'indépendance de l'Association.
vi. Il faut une majorité des deux tiers des membres présents et votants à une Réunion Générale Annuelle pour décider de questions ayant trait à la Constitution ou aux Procédures de l'Association. Pour les autres questions, il suffit d'une majorité simple. Au cas où le nombre de votes serait à égalité, la voix du/de la Président(e) ou de son représentant est prépondérante.
vii. La Constitution peut être modifiée moyennant une majorité des deux tiers des membres présents et votants lors d'une Réunion Générale Annuelle ou d'une Réunion Générale Extraordinaire convoquée avec au moins quinze jours de préavis.
viii. Une Réunion Générale Extraordinaire sera convoquée par le Comité Exécutif au cas où une majorité du Comité en décide ainsi ou à la demande d'au moins un quart des membres de l'Association.
ix. Tout membre de l'Association peut demander au Comité Exécutif de mettre un sujet à l'ordre du jour d'une Réunion Générale.
x. Un minimum de 15 membres personnellement présents sera nécessaire pour constituer un quorum pour les Réunions Générales de l'Association.

6. Revenu et Propriété:
Le revenu et la propriété de l'Association seront consacrés uniquement à la promotion des objectifs principaux tels que cette Constitution les présente. Aucune part du revenu et de la propriété de l'Association ne sera payée ni transférée directement ou indirectement par dividende ou prime ou de manière quelconque qui leur rapporte un bénéfice aux membres de l'Association. Aucun membre du Comité Exécutif ne sera nommé à une fonction payée par salaire ou honoraires, ni ne recevra aucune rémunération ou bénéfice financier de l'Association. Cependant, l'Association pourra payer en toute bonne foi:
(a) une rémunération raisonnable et appropriée à un membre de l'Association (ne faisant pas partie du Comité Exécutif) pour des services rendus à l'Association;
(b) des intérêts à un taux qui n'excédera pas 5% par an de fonds prêtés à l'Association par les membres du Comité Exécutif ou autres membres de l'Association;
(c) un loyer raisonnable et approprié pour des locaux cédés à bail et loués par un membre de l'Association (y compris un membre du Comité Exécutif) à l'Association;
(d) des frais complémentaires raisonnables et appropriés qu'un membre du Comité Exécutif aura encourus en s'occupant d'une affaire concernant l'Association;
(e) des honoraires, des rémunérations ou un bénéfice financier à une Société dont un membre du Comité Exécutif serait un membre tenant pas plus d'une centième part du capital-action émis de la Société.

7. Liquidation:
Si à la liquidation ou à la dissolution de l'Association, après la satisfaction de ses dettes et de son passif, il reste des biens, ceux-ci ne seront pas payés aux membres de l'Association ni distribués entre eux. Ce qui reste sera donné ou transféré à une autre institution ou institutions charitables dont les objectifs principaux ressemblent à ceux de l'Association. L'institution ou les institutions auxquelles les biens qui restent seront donnés ou transférés respecteront les mêmes mesures de restriction imposées sur la distribution du revenu et de la propriété précisées dans la Clause 6 ci-dessus.
Les membres de l'Association choisiront l'institution ou les institutions avant ou lors de la dissolution, et si ces stipulations ne peuvent pas être satisfaites, alors les biens seront donnés ou transférés à un objet charitable.

8. Ajouts, Modifications ou Amendements:
Aucun ajout, modification ou amendement ne sera apporté à cette Constitution actuellement en vigueur à moins d'avoir été préalablement approuvé par écrit par le service des impôts irlandais.

9. Comptabilité:
L'Association tiendra des comptes audités annuels qu'elle mettra à la disposition du service des impôts irlandais sur demande.

Annexe A: Le Comité Exécutif
1. Procédures d'élection :
(a) Au moins un mois avant la Réunion Générale Annuelle de l'ADEFFI, le/la Secrétaire enverra à tous les membres ayant réglé leur cotisation un appel à nominations pour les postes de Président(e), Secrétaire et Trésorier(e) de l'Association, et pour les quatre autres postes électifs du Comité Exécutif.
(b) Cet appel à nominations précisera que :
(i) chaque candidat doit être nommé par au moins deux autres membres de l'ADEFFI
(ii) chaque nomination doit s'accompagner du consentement du candidat nommé, exprimé par écrit ou par courrier électronique
(iii) pour être reconnues comme valables, les nominations doivent parvenir au Comité Exécutif de l'ADEFFI au moins 8 jours avant la date fixée pour la Réunion Générale Annuelle
(c) une liste des candidats nommés sera envoyée en même temps que l'annonce finale de la Réunion Générale Annuelle à tous les membres de l'ADEFFI ayant réglé leur cotisation
(d) des nominations seront acceptées le jour même de la Réunion Générale Annuelle uniquement au cas où de telles nominations seront nécessaires pour pourvoir tous les postes électifs au Comité
(e) lors de la Réunion Générale Annuelle, les élections se feront par scrutin secret.
(f) Le/la Secrétaire, le/la Trésorier(e) et les membres ordinaires resteront normalement en poste pour une période de trois ans. Le mandat présidentiel sera de deux ans; chaque Président(e) sera ainsi membre du Comité pendant
quatre ans.

2. Les responsabilités des membres attitrés du Comité seront les suivantes :
(a) Le/la Président(e). Présider aux réunions générales et aux réunions du Comité Exécutif. Représenter officiellement l'ADEFFI par voie de correspondance et en assistant à des réunions ou nommer un représentant à approuver par le Comité Exécutif. Coordonner de manière globale les activités du Comité Exécutif et assurer l'administration du fonctionnement de l'ADEFFI.
(b) Le/la Secrétaire. Faire et fournir l'ordre du jour et le compte-rendu des réunions du Comité Exécutif. L'ordre du jour et le compte rendu seront envoyés à tous les membres du Comité. Faire et fournir l'ordre du jour et le compte rendu de la Réunion Générale Annuelle de l'Association. Présenter un rapport annuel lors de la Réunion Générale Annuelle. Tenir à jour les fichiers de l'Association. Assurer la correspondance écrite et électronique de l'ADEFFI et du Comité Exécutif.
(c) Le/la Trésorier(e). Chargé(e) d'assurer tous les paiements nécessaires de la part de l'Association et de recevoir les sommes dues à l'Association, et de tenir la comptabilité de ces transactions.
Autres fonctions: présenter un rapport financier pour l'année écoulée à la Réunion Générale Annuelle. Faire des rapports financiers intérimaires au Comité Exécutif. Responsable des adhésions, ce qui implique (i) de tenir à jour un registre des membres, et (ii) de recueillir les cotisations et l'arriéré.

1.
1. The title of the organisation is Association d'études françaises et francophones en Irlande (ADEFFI) - Association for French and Francophone Studies in Ireland - An Cumann le Léann na Fraincise in Éirinn.

2. The main objects for which the Association has been established are:
i. To promote research in the area of French and Francophone culture and society in Ireland;
ii. To promote the study of French and Francophone culture and society in Ireland;
iii. To promote the teaching of French and Francophone culture and society in Ireland.

3. In furtherance exclusively of the foregoing main objects, the Association shall have the following subsidiary objects:
i. To disseminate information on activities pertaining to the research, study and teaching of French and Francophone culture and society by print and electronic means;
ii. To maintain a register of researchers active in Ireland in the area of French and Francophone culture and society;
iii. To foster contacts with other associations and groups involved in the promotion of the research, study or teaching of French and Francophone culture and society.

4. The Association d'études françaises et francophones en Irlande is a non-political, non-profit making organisation and it shall not engage in any political or commercial activity.

5. RULES:
i. An organisation, institution or person can become a member of the Association. Applications for membership should be addressed to the Secretary.
Each member pays an annual subscription to the Association to cover running costs.
The subscription will be determined at the Annual General Meeting of the Association.
ii. The Administrative Year of the Association is the calendar year. The Annual General Meeting shall be held in late November or early December of each year. Subscriptions fall due on January 1st.
iii. The Association shall be run by an Executive Committee elected at the Annual General Meeting. The Committee shall comprise of the following members: President, Secretary, Treasurer, President-Elect or Ex-President, Publicity Officer, General Editor of The Irish Journal of French Studies and three ordinary members. It shall be empowered to co-opt not more than two further members during the course of its term of office. Any vacancy occurring during the year shall be filled by co-option. A minimum of five members of the Executive Committee shall constitute a quorum for all purposes. The duties of the officers and election procedures for the Executive Committee are denoted in Schedule A of the Constitution.
iv. The Secretary's and Treasurer's Reports shall be delivered at the Annual General Meeting.
v. The activities of the Association shall be financed principally by membership subscriptions, and by gifts or grants provided there are no conditions attached to such gifts or grants which would be incompatible with the independence of the Association.
vi. A majority of two-thirds of those present and voting at a General Meeting is required to decide questions of a Constitutional or Procedural nature. A simple majority is sufficient otherwise. In the case of a tie the President or nominee has a casting vote.
vii. The Constitution may be amended by a majority of two-thirds of members present and voting at an Annual General Meeting or an Extraordinary General meeting convoked with at least fourteen days notice.
viii. An extraordinary general meeting shall be called by the Executive Committee if a majority of the Executive Committee so decides or at the request of not less than one quarter of the members of the Association.
ix. Any member of the Association may request the Executive Committee to place a subject on the agenda of a general meeting.
x. 15 members personally present shall be a quorum for a General Meeting for all purposes.

6. Income and Property:
The income and property of the body, shall be applied solely towards the promotion of its main object as set forth in this Constitution. No portion of the body's income and property shall be paid or transferred directly or indirectly by way of dividend, bonus or otherwise howsoever by way of profit, to the members of the body. No Officer shall be appointed to any office of the body paid by salary or fees, or receive any remuneration or other benefit in money or money's worth from the body. However, nothing shall prevent any payment in good faith by the body of:

(a) reasonable and proper remuneration to any member of the body (not being an Officer) for any services rendered to the body;
(b) interest at a rate not exceeding 5% per annum on money lent by Officers or other members of the body to the body;
(c) reasonable and proper rent for premises demised and let by any member of the body (including any Officer) to the body;
(d) reasonable and proper out-of-pocket expenses incurred by any Officer in connection with their attendance to any matter affecting the body;
(e) fees, remuneration or other benefit in money or money's worth to any Company of which an Officer may be a member holding not more than one hundredth part of the issued capital of such Company.

7. Winding-up:
If upon the winding up or dissolution of the body there remains, after the satisfaction of all its debts and liabilities, any property whatsoever, it shall not be paid to or distributed among the members of the body. Instead, such property shall be given or transferred to some other charitable institution or institutions having main objects similar to the main objects of the body. The institution or institutions to which the property is to be given or transferred shall respect the same restrictions on the distribution of income and property as set out in Clause 6 above. Members of the body shall select the relevant institution or institutions at or before the time of dissolution, and if and so far as effect cannot be given to such provisions, then the property shall be given or transferred to some charitable object.

8. Additions, alterations or amendments:
No addition, alteration or amendment shall be made to or in the provisions of this Constitution for the time being in force unless the same shall have been previously approved in writing by the Revenue Commissioners.

9. Keeping of Accounts:
Annual audited accounts shall be kept and made available to the Revenue Commissioners on request.

Schedule A: The Executive Committee

1. Election procedures
(a) At least one calendar month before the ADEFFI Annual General Meeting, the Secretary shall send out to all paid-up members a call for nominations to the offices of President, Secretary, and Treasurer, and for the remaining four elective positions on the Executive Committee.
(b) In this call for nominations it shall be specified that:
(i) each candidate must be nominated by at least two other ADEFFI members
(ii) each nomination must be accompanied by the consent of the nominee in writing or by electronic mail
(iii) to be valid a nomination must reach the ADEFFI Executive Committee at least 8 days prior to the Annual General Meeting.
(c) A list of those nominated shall be sent out to all paid-up members of ADEFFI with the final notice for the AGM.
(d) Nominations will be accepted at the AGM only where nominations are necessary to fill all elective positions.
(e) At the Annual General Meeting the election shall be by secret ballot.
(f) The Secretary, Treasurer and the ordinary members of the Committee shall normally serve for a period of three years. The presidential term of office shall be two years; each President shall thus be a member of the Committee
for four years.

2. The duties of the officers shall be as follows:
(a) The President. To chair general meetings and meetings of the Executive Committee. To represent ADEFFI in an official capacity by correspondence, attendance at meetings etc., or to nominate a representative for approval by the Executive Committee. To co-ordinate the activities of the Executive Committee generally, and to ensure the administration of ADEFFI functions.
(b) The Secretary. To keep and produce minutes and the agenda for Executive Committee meetings. The minutes and agenda shall be sent to all Committee members. To keep and produce minutes and the agenda for the Annual General Meeting. To present an annual report to the Annual General Meeting. To maintain the files of ADEFFI. To engage in correspondence of behalf of ADEFFI and the Executive Committee.
(c) The Treasurer. To be responsible for the making and receiving of all payments by and to ADEFFI, and for accounting for all such money. To present a financial report to the Annual General Meeting, and to make interim financial reports to the Executive Committee. To be responsible for membership records, including (i) maintenance of an accurate list of members, and (ii) collection of subscriptions and arrears.

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