constitution

CONSTITUTION

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1. Le titre de l’organisation est : l’Association des études françaises et francophones d’Irlande (ADEFFI) (Association for French and Francophone Studies in Ireland – An Cummann le Léann na Fraincise in Éirinn).

2. Les objectifs de l’Association sont les suivants :
i. Promouvoir la recherche dans le domaine de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
ii. Promouvoir l’étude de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
iii. Promouvoir l’enseignement dans le domaine de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
iv. Disséminer par voie imprimée ou informatique des informations sur des activités de recherche, d’étude et d’enseignement de la société et la culture françaises et francophones en Irlande
v. Maintenir un registre des chercheurs en Irlande dont les travaux concernent la société et la culture françaises et francophones
vi. Favoriser des contacts avec d’autres associations ou groupes ayant pour but de promouvoir la recherche, l’étude et l’enseignement de la société et la culture françaises et francophones

3. L’Association d’études françaises et francophones en Irlande est une organisation à but non lucratif et non politique. Elle ne s’engagera dans aucune activité d’ordre politique ou commercial.

4. Peuvent devenir membres de l’Association les organisations, institutions ou personnes privées. Les demandes d’adhésion s’adresseront au/à la Secrétaire de l’Association.

Chaque membre de l’Association payera une cotisation annuelle pour subvenir aux frais courants de l’Association.

Le montant de la cotisation sera déterminé lors de l’Assemblée Générale des Membres de l’Association.

5. L’année administrative de l’Association correspond à l’année civile. L’Assemblée Générale des Membres se tiendra vers la fin de chaque année. Les cotisations seront dues au premier janvier suivant.

6. Lors de l’Assemblée Générale des Membres de l’Association, les membres éliront un Comité Exécutif composé des membres suivants : Président(e), Vice-Président(e), Secrétaire, Trésorier(e), Réprésentant(e) des étudiant-chercheurs, Responsable de la communication et Rédacteur/Rédactrice en chef de l’Irish Journal of French Studies. Il aura le pouvoir de coopter un maximum de deux membres supplémentaires au cours de sa période d’activité. Tout poste qui tombera vacant au cours de la période d’activité du Comité sera pourvu par cooptation.

Un minimum de cinq membres du Comité Exécutif sera nécessaire pour constituer un quorum.

Les fonctions des membres du comité et la procédure à suivre pour l’élection du Comité Exécutif sont détaillés dans l’Annexe A de la Constitution.

Outre le rédacteur en chef, le comité éditorial de l’Irish Journal of French Studies comptera trois membres, élu(e)s pour une période de trois ans, avec la possibilité que leur mandat soit prolongé pour une année supplémentaire avec l’approbation de l’Assemblée Générale des Membres. Le comité éditorial aura par ailleurs la possibilité de coopter des membres supplémentaires pour l’aider dans ses travaux. Les frais de ces membres supplémentaires ne seront cependant pas pris en charge par l’Association.

7. Les Rapports Annuels du/de la Secrétaire et du/de la Trésorier(e) seront présentés lors de la Réunion Générale Annuelle.

8. Les activités de l’Association seront principalement financées par les cotisations des membres, et par des dons ou des subventions, pourvu que ces dons ou subventions n’impliquent aucune condition qui soit incompatible avec l’indépendance de l’Association.

9. Il faut une majorité des deux tiers des membres présents et votants à une Réunion Générale Annuelle pour décider de questions ayant trait à la Constitution ou aux Procédures de l’Association. Pour les autres questions, il suffit d’une majorité simple. Au cas où le nombre de votes serait à égalité, la voix du/de la Président(e) ou de son représentant est prépondérante.

10. La Constitution peut être modifiée moyennant une majorité des deux tiers des membres présents et votants lors d’une Réunion Générale Annuelle ou d’une Réunion Générale Extraordinaire convoquée avec au moins quinze jours de préavis.

11. Une Réunion Générale Extraordinaire sera convoquée par le Comité Exécutif au cas où une majorité du Comité en décide ainsi ou à la demande d’au moins un quart des membres de l’Association.

12. Tout membre de l’Association peut demander au Comité Exécutif de mettre un sujet à l’ordre du jour d’une Réunion Générale.

13. Un minimum de 15 membres personnellement présents sera nécessaire pour constituer un quorum pour les Réunions Générales de l’Association.

Annexe A: Le Comité Exécutif

1. Procédures d’élection :

(a)  Au moins un mois avant la Réunion Générale Annuelle de l’ADEFFI, le/la Secrétaire enverra à tous les membres ayant réglé leur cotisation un appel à nominations pour les postes électifs vacants au sein du Comité Exécutif.

(b) Cet appel à nominations précisera que :

(i) chaque candidat doit être nommé par au moins deux autres membres de l’ADEFFI.

(ii) chaque nomination doit s’accompagner du consentiment du candidat nommé, exprimé par écrit ou par courrier électronique

(iii) pour être reconnues comme valables, les nominations doivent parvenir au Comité Exécutif de l’ADEFFI au moins 8 jours avant la date fixée pour la Réunion Générale Annuelle.

(c) une liste des candidats nommés sera envoyée en même temps que l’annonce finale de l’Assemblée Générale des Membres à tous les membres de l’ADEFFI ayant réglé leur cotisation.

(d) des nominations seront acceptées le jour même de la Réunion Générale Annuelle uniquement au cas où de telles nominations seront nécessaires pour pourvoir tous les postes électifs au Comité.

(e) Le/la Secrétaire, le/la Trésorier(e), le/la Représentant(e) des étudiants-chercheurs, le/la Responsable de la communication et les deux membres ordinaires cooptés resteront normalement en poste pour une période d’un maximum de trois ans. Le mandat présidentiel sera de trois ans. Un(e) Vice-Président(e) sera élu(e) un an avant la fin du mandat du/de la Président(e) en exercice afin de lui succéder le moment venu. Chaque Président(e) sera ainsi membre du Comité pendant au moins quatre ans puisqu’il/elle aura été Vice-Président(e) pendant l’année précédant sa prise de fonction. Le/la rédacteur/rédactrice en chef de l’Irish Journal of French Studies sera élu(e) pour une période de quatre ans, renouvelable une fois avec l’approbation des membres de l’ADEFFI au moment de l’Assemblée Générale des Membres. Aucun membre du Comité Exécutif, à l’exception du/de la rédacteur/rédactrice en chef, ne pourra rester dans un même poste pour plus d’un mandat consécutif. Un délai d’au moins un mandat devra s’être écoulé avant qu’un membre du Comité puisse être réélu dans un même poste.

2. Les responsabilités des membres attitrés du Comité seront les suivantes :

(a) Le/la Président(e). Présider aux réunions générales et aux réunions du Comité Exécutif. Représenter officiellement l’ADEFFI par voie de correspondance et en assistant à des réunions ou nommer un représentant à approuver par le Comité Exécutif. Coordonner de manière globale les activités du Comité Exécutif et assurer l’administration du fonctionnement de l’ADEFFI.

(b) Le/la Secrétaire.Faire et fournir l’ordre du jour et le compte-rendu des réunions du Comité Exécutif en consultation avec le/la Président(e). Faire et fournir l’ordre du jour et le compte rendu de l’Assemblée Générale des Membres de l’Association en consultation avec le/la Président(e). Tenir à jour les fichiers de l’Association. Assurer la correspondance écrite et électronique de l’ADEFFI et du Comité Exécutif.

(c) Le/la Trésorier(e). Chargé(e) d’assurer tous les paiements nécessaires de la part de l’Association et de recevoir les sommes dues à l’Association, et de tenir la comptabilité de ces transactions.

Autres fonctions: présenter un rapport financier pour l’année écoulée à l’Assemblée Générale des Membres. Faire des rapports financiers intérimaires au Comité Exécutif. Responsable des adhésions, ce qui implique (i) de tenir à jour un registre des membres, et (ii) de recueillir les cotisations et l’arriéré.

CONSTITUTION

1. The title of the organisation is Association d’études françaises et francophones en Irlande (ADEFFI) – Association for French and Francophone Studies in Ireland – An Cummann le Léann na Fraincise in Éirinn.

2. The objects for which the Association has been established are:

i. To promote research in the area of French and Francophone culture and society in Ireland.

ii. To promote the study of French and Francophone culture and society in Ireland.

iii. To promote the teaching of French and Francophone culture and society in Ireland.

iv. To disseminate information on activities pertaining to the research, study and teaching of French and Francophone culture and society by print and electronic means.

v. To maintain a register of researchers active in Ireland in the area of French and Francophone culture and society.

vi. To foster contacts with other associations and groups involved in the promotion of the research, study or teaching of French and Francophone culture and society.

3. The Association d’études françaises et francophones d’Irlande is a non-political, non-profit making organisation and it shall not engage in any political or commercial activity.

4. An organisation, institution or person can become a member of the Association. Applications for membership should be addressed to the Secretary.

Each member pays an annual subscription to the Association to cover running costs.

The subscription will be determined at the Annual General Meeting of the Association.

5. The Administrative Year of the Association is the calendar year. The Annual General Meeting shall be held towards the end of each year. Subscriptions fall due on January 1st.

6. At each Annual General Meeting of the Association the members shall elect an Executive Committee as follows: President, Vice-President, Secretary, Treasurer, Postgraduate Students Representative, Communications Officer and Editor in chief of the Irish Journal of French Studies. This committee shall be empowered to co-opt not more than two further members during the course of its term of office. Any vacancy occurring during the committee’s term of office shall be filled by co-option.

A minimum of five members of the Executive Committee shall constitute a quorum for all purposes.

The duties of the officers and election procedures for the Executive Committee are denoted in Schedule A of the Constitution.

Aside from the Editor in chief, the editorial board of the Irish Journal of French Studies, will include three members, elected for a period of three years, with the possibilty that, upon approval of the members of the Annual General Meeting of the Association, their mandate may be extended for a further year. Furthermore, the editorial board will have the possibility of coopting additional members to assist in its editorial work. The fees of such additional members will not be taken in charge by the Association.

7. The Secretary’s and Treasurer’s Reports shall be delivered at the Annual General Meeting.

8. The activities of the Association shall be financed principally by membership subscriptions, and by gifts or grants provided there are no conditions attached to such gifts or grants which would be incompatible with the independence of the Association.

9. A majority of two-thirds of those present and voting at a General Meeting is required to decide questions of a Constitutional or Procedural nature. A simple majority is sufficient otherwise. In the case of a tie the President or nominee has a casting vote.

10. The Constitution may be amended by a majority of two-thirds of members present and voting at an Annual General Meeting or an Extraordinary General meeting convoked with at least fourteen days notice.

11. An extraordinary general meeting shall be called by the Executive Committee if a majority of the Executive Committee so decides or at the request of not less than one quarter of the members of the Association.

12. Any member of the Association may request the Executive Committee to place a subject on the agenda of a general meeting.

13. 15 members personally present shall be a quorum for a General Meeting for all purposes.

Appendix A: The Executive Committee

1. Election procedures

(a) At least one calendar month before the ADEFFI Annual General Meeting, the Secretary shall send out to all paid-up members a call for nominations to the offices vacant on the Executive Committee.

(b) In this call for nominations it shall be specified that:

(i) each candidate must be nominated by at least two other ADEFFI members

(ii) each nomination must be accompanied by the consent of the nominee in writing or by electronic mail

(iii) to be valid a nomination must reach the ADEFFI Executive Committee at least 8 days prior to the Annual General Meeting.

(c) A list of those nominated shall be sent out to all paid-up members of ADEFFI with the final notice for the AGM.

(d) Nominations will be accepted at the AGM only where nominations are necessary to fill all elective positions.

(e) No ordinary member of the Executive Committee shall serve for more than three consecutive years. The Mandate of the President shall be three years. A Vice-President shall be elected one year prior to the termination of the President’s mandate, with the proviso that he/she shall accede to the office of President at such a time as the current President’s mandate has reached full term. Each President will thus be a member of the Executive Committee for at least four years, since he/she will have been Vice-President for the year prior to the accession to the office of President. The Editor in Chief of The Irish Journal of French Studies will serve a mandate of four years, renewable for one term pending the approval of the members of the Association at the Annual General Meeting. No member of the Executive Committee, with the exception of the Editor in Chief, may remain in the same office for more than one term. A period of one mandate must have elapsed before any member of the Executive Committee can be re-elected to the same post.

2. The duties of the officers shall be as follows:

(a) The President. To chair general meetings and meetings of the Executive Committee. To represent ADEFFI in an official capacity by correspondence, attendance at meetings etc., or to nominate a representative for approval by the Executive Committee. To co-ordinate the activities of the Executive Committee generally, and to ensure the administration of ADEFFI functions.

(b) The Secretary. To keep and produce minutes and the agenda for Executive Committee meetings in consultation with the President. To keep and produce minutes and the agenda for the Annual General Meeting in consultation with the President. To maintain the files of ADEFFI. To engage in correspondence of behalf of ADEFFI and the Executive Committee.

(c) The Treasurer. To be responsible for the making and receiving of all payments by and to ADEFFI, and for accounting for all such money. To present a financial report to the Annual General Meeting, and to make interim financial reports to the Executive Committee. To be responsible for membership records, including (i) maintenance of an accurate list of members, and (ii) collection of subscriptions and arrears.

Bunreacht

1. Is é teideal an Chumainn,  Association d’études françaises et francophones en Irlande (ADEFFI) – Association for French and Francophone Studies in Ireland – An Cummann le Léann na Fraincise in Éirinn.

2. Is iad cuspóirí an chumainn:

i.         taighde agus staidéar i léann na Fraincise a chur chun cinn in Éirinn.

ii.         staidéar ar chultúr agus ar sochaí na Fraincise a chur chun cinn in Éirinn.

iii.         teagasc na Fraincise agus léann na Fraincise a chur chun cinn in Éirinn.

iv.         faisnéis a scaipeadh maidir le gníomhaíochtaí a bhaineann le taighde, teagasc agus staidéar ar chultúr agus sochaí na Fraincise tríd an meán chló agus leictreonach.

v.         Clár taighdeoirí atá gníomhach i réimse léinn chultúr agus sochaí na Fraincise a chothú.

vi.         teagmháil a chothú le cumainn agus grupaí eile atá bainteach le cur chun cinn taighde, teagasc agus léann chultúr agus sochaí na Fraincise .

3. Is cumann neamhpholaitiúil neamhbhrabúsmhar é An Cummann le Léann na Fraincise in Éirinn agus ní bheidh sé páirteach in aon ghníomhaíochtaí polaitiúla ná tráchtála.

4. Féadfaidh le heagraíocht, institiúid nó duine ar bith a bheith ina bhall den chumann. Ba chóir iarratas a dhéanamh le Runaí an chumainn.

Íocfaidh gach ball síntiús bliaintiúil chuig an gCumann a chlúdóidh costais reatha.

Socrófar an síntiús seo ag Cruinniú Cinn Bhliana an Chumainn.

5. Is ionann Bliain Riaracháin an Chumainn agus an bhliain féilire. Tionólfar Cruinniú Cinn Bhliana an Chumainn ag deireadh gach bliain. Beidh síntiúis le híoc ar 1ú Eanáir gach bliain.

6. Toghfar Coiste Feidhmiúcháin ag an gCruinniú Cinn Bhliana gach bliain mar seo a leanas: Uachtarán, Leas-Uachtarán, Rúnaí, Cisteoir, Ionadaí na mac léinn iarchéime, Oifigeach Cumarsáide agus Príomheagarthóir na hirise the Irish Journal of French Studies. Is féidir leis an gcoiste ní mó ná beirt bhall breise a chomhthoghadh le linn a théarma oifige. Líonfar aon fholúntas a bheidh ann le linn téarma oifige an choiste trí chomhthoghadh.

Beidh ar a laghad cúigear ball den Choiste Feidhmiúcháin mar chóram do gach uile gnó.

Tá sainchúraimí na n-Oifigeach agus na nós imeachtaí toghcháin don Choiste Feidhmiúcháin sonraithe i Sceideal A den Bhunreacht.

Seachas an Príomheagarthóir, áireofar triúr ball ar bhord eagarthóireachta na hirise the Irish Journal of French Studies, a thoghfar do thréimhse trí bliana, ar féidir a mandáid a shíneadh le haghaidh bliana eile má aontaíonn na baill ag Cruinniú Cinn Bhliana an Chumainn. Ina theannta sin, is féidir leis an mbord eagarthóireachta baill bhreise a chomhthoghadh le cabhrú le hobair eagarthóireachta. Ní íocfaidh an Cumann na costais a bhainfeadh lena leithéid de bhall breise.

7. Déanfar tuairiscí an Rúnaí agus an Chisteora a thabhairt ag an gCruinniú Cinn Bhliana.

8. Déanfar gníomhaíochtaí an Chumainn a mhaoiniú go príomha trí shíntiúis na mball agus trí thabhartas nó deontas a bhronnfar, ar choinníol nach bhfuil aon choinníolacha ag baint lena leithéid de thabhartas nó deontas a d’fhéadfadh bheith contrártha le neamhspleáchas an Chumainn.

9.Í s gá móramh dhá dtrian de na baill choiste atá i láthair agus ag caitheamh vóta ag  Cruinniú Cinn Bhliana chun ceisteanna bunreachtúla nó ceisteanna nós imeachta a chinneadh. Is leor móramh lom i ngach cás eile. I gcás vóta cothrom, beidh an vóta réitigh ag an Uachtarán nó ag ainmní.

10. Is féidir an Bhunreacht a leasú le móramh dhá dtrian de na baill choiste atá i láthair agus ag caitheamh vóta ag Cruinniú Cinn Bhliana nó ag cruinniú Ginearálta Neamhghnáthach a ghlaofar, a mbeidh fógra ceithre lá déag ar laghad tugtha roimhré.

11. Glaofaidh an Coiste Feidhmiúcháin cruinniú ginearálta neamhghnáthach má chinneann móramh den Choiste Feidhmiúcháin é, nó má éilíonn líon nach lú ná aon cheathrú de bhaill an Chumainn é.

12. Féadfaidh le haon bhall den Chumann iarradh ar an gCoiste Feidhmiúcháin, mír a chur ar an gclár do chruinniú ginearálta.

13. Beidh ar 15 ball a bheidh i láthair go pearsanta mar chóram ag Cruinniú Ginearálta do gach uile ghnó.

Sceideal A : Coiste Feidhmiúcháin

1.     Modh Toghcháin

a)     Beidh se de dhualgas ag an Rúnaí fógra a chur amach chuig baill an Chumainn ar a laghad mí amháin roimh Cruinniú Cinn Bhliana an ADEFFI, chun deis a thabhairt ainmniúcháin a chur chun tosaigh le folúntais toghaí an choiste feidhmiúcháin a líonadh.

b)    Míneofar na coinníollacha ainmniúcháin seo leanas sa fógra seo:

i.         Ní mór go mbeadh an iarrathóir curtha chun tosaigh / ainmnithe ag beirt baill eile ar an íosmhéid.

i.         Ní mór go ndéanfar seo de réir toil an iarrathóira agus é seo curtha i in iúil acu i scríbhínn nó thar ríomh-phost.

ii.         Ní mór ná go mbeadh an h-ainmniúcháin leis an Choiste Feidhmiúcháin ar a laghad 8 lá roimh an Chruinniú Chinn Bhliana le go mbeadh sé bailí.

c)     Seolfar liosta na h-ainmniúcháin ar aghaidh chuig baill an ADEFFI mar aon le fógra deireanach na Cruinnithe Chinn Bhliana.

d)    Glacfar le h-ainmniúcháin ar an lá sa chás is go mbíonn gá leo leis na follúntais uilig a líonadh.

e)     Is é 3 bliana as a chéile an uasmhéid don ghnáth ball freastail a dhéanamh ar an Choiste Feidhmiúcháin. Mairfidh mandáid an uachtaráin 3 bliana. Toghfar leas uachtaráin bliain amháin roimh dheireadh mandáid an uachtaráin ar choinníol go nglacfar leis go mbeidh ar an leas-uachtaráin ainmnithe tabhairt faoi fheidhmeanna oifig an uachtaráin chomh luath is a chríochnaíonn mandáid an uachtaráin. Sa tslí seo, beidh gach uachtarán mar bhall den Choiste Feidhmiúcháin  do cheithre bliana ar a laghad, ós rud é go mbeidh bliain amháin  chaite acu mar leas-uachtaráin roimh dóibh glacadh le fheidhmeanna oifig an uachtaráin.  Beidh príomheagarthóir na h-irise  ‘Irish Journal for French Studies’ mar bhall den Choiste Feidhmiúcháin ar feadh mandáid de cheithre bliana agus beidh sé de chead an mandáid a athnuachan do téarma breise amháin, ach amháin cead votála a bheith ag gach ball den Chumann maidir le seo ag Cruinniú Cinn Bhliana an chumainn. Seachas príomheagarthóir na h-irise, ní bheidh sé de chead ag ball ar bith den Choiste Feidhmiúcháin níos mó ná téarma amháin a chaitheamh in aon oifig amháin. Ní féidir le haon bhall den Choiste Feidhmiúcháin na feidhmeanna céanna a chomhlíonadh ar feadh dhá téarma as a chéile. Caifear fanacht do bhriseadh téarma amháin ar a laghad.

2.     Is iad seo a lenas sainchúraimí na n-Oifigeach:

a)     An t-Uachtaráin. Is é uachtarán an Chumainn a bheas i gceannas ar gach cruinniú den Choiste Feidhmiúcháain agus ar gach cruinniú ginearálta den Chumann. Beidh sé de dhaulgas ar uachtaráin an Chumainn freastal ar ócáidí ofigúla agus cruinnithe éagsúla, agus comarsáid a chothú ar son ADEFFI, nó ba cheart ionadaí a ainmniú le tabhairt faoi na daulgaisí seo ina áit, ach amháin cead seo a fháil ón gCoiste Feidhmiúcháin roimhré. Caifear gníomhaíochtaí an Choiste Feidhmiúcháin a éagrú agus a comhordú. Is é an t-uachtarán a bheas freagrach do chúrsaí riaracháin an Chumainn.

b)    An Rúnaí. Is é dualgas an rúnaí é dul i gcomhairle le huachtarán and Chumainn chun miontuairiscí chruinnithe uile an Chumainn agus an Choiste Feidhmiúcháin a thaifeadadh agus a sheachadadh de réir mar is cuí, agus chun clár oibre a sholáthar. Caifear comhfhreagrais  agus comhdaigh an Chumainn ADEFFI agus and Choiste Feidhmiúcháin a reachtáil agus a chaomhnú.

c)     An Cisteoir. Is é dualgas an chisteora cuntais chearta shásúla a choimeád agus cuirfidh sé/sí cuntais lánreatha ar fáil ag gach Cruinniú Cinn Bhliana chomh maith le cuntaisí eatramhacha a chur ar fáil don Choiste Feidhmiúcháin. Beidh sé/sí freagrach do taifid mionsocraithe ballraíochta an Chumainn, ach go háirithe (i) liosta cruinn d’aimneacha na baill uilig, agus (ii) bailiucháin sintiúis agus riaráistí.