1. Le titre de l’organisation est : l’Association des études françaises et francophones d’Irlande (ADEFFI) (Association for French and Francophone Studies in Ireland – An Cumann le Léann na Fraincise in Éirinn).

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2. Les objectifs de l’Association sont les suivants :
i. Promouvoir la recherche dans le domaine de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
ii. Promouvoir l’étude de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
iii. Promouvoir l’enseignement dans le domaine de la société et de la culture françaises et francophones en Irlande
iv. Disséminer par voie imprimée ou informatique des informations sur des activités de recherche, d’étude et d’enseignement de la société et la culture françaises et francophones en Irlande
v. Maintenir un registre des chercheurs en Irlande dont les travaux concernent la société et la culture françaises et francophones
vi. Favoriser des contacts avec d’autres associations ou groupes ayant pour but de promouvoir la recherche, l’étude et l’enseignement de la société et la culture françaises et francophones

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3. L’Association d’études françaises et francophones en Irlande est une organisation à but non lucratif et non politique. Elle ne s’engagera dans aucune activité d’ordre politique ou commercial.

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4. Peuvent devenir membres de l’Association les organisations, institutions ou personnes privées. Les demandes d’adhésion s’adresseront au/à la Secrétaire de l’Association.

Chaque membre de l’Association payera une cotisation annuelle pour subvenir aux frais courants de l’Association. Le montant de la cotisation sera déterminé par le Comité Exécutif et approuvé chaque année par l’Assemblée générale des membres de l’Association.

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5. L’année administrative de l’Association correspond à l’année civile. L’Assemblée générale des membres se tiendra vers la fin de chaque année. Les cotisations seront dues au premier janvier suivant.

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6. Lors de l’Assemblée générale des membres de l’Association, les membres éliront un Comité Exécutif composé des membres suivants : Président(e), Vice-Président(e), Secrétaire, Trésorier(e), Représentant(e) des étudiant-chercheurs, Responsable de la communication et Rédacteur/Rédactrice en chef de l’Irish Journal of French Studies. Il aura le pouvoir de coopter un maximum de deux membres supplémentaires au cours de sa période d’activité. Tout poste qui tombera vacant au cours de la période d’activité du Comité sera pourvu par cooptation. Un minimum de cinq membres du Comité Exécutif sera nécessaire pour constituer un quorum. Les fonctions des membres du comité et la procédure à suivre pour l’élection du Comité Exécutif sont détaillées dans l’Annexe A de la Constitution. Outre le rédacteur en chef, le comité éditorial de l’Irish Journal of French Studies comptera trois membres, nommé(e)s pour une période de quatre ans, renouvelable une fois avec l’approbation de l’Assemblée générale des membres. Le comité éditorial aura par ailleurs la possibilité de coopter deux membres supplémentaires pour l’aider dans ses travaux. 

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7. Les Rapports Annuels du/de la Secrétaire et du/de la Trésorier(e) seront présentés lors de l’Assemblée générale des membres.

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8. Les activités de l’Association seront principalement financées par les cotisations des membres, et par des dons ou des subventions, pourvu que ces dons ou subventions n’impliquent aucune condition qui soit incompatible avec l’indépendance de l’Association.

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9. Il faut une majorité des deux tiers des membres présents et votants à l'Assemblée générale des membres pour décider de questions ayant trait à la Constitution ou aux Procédures de l’Association. Pour les autres questions, il suffit d’une majorité simple. Au cas où le nombre de votes serait à égalité, la voix du/de la Président(e) ou de son représentant est prépondérante.

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10. La Constitution peut être modifiée moyennant une majorité des deux tiers des membres présents et votants lors d’une Assemblée générale extraordinaire convoquée avec au moins quinze jours de préavis.

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11. Une Assemblée générale extraordinaire sera convoquée par le Comité Exécutif au cas où une majorité du Comité en décide ainsi ou à la demande d’au moins un quart des membres de l’Association.

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12. Tout membre de l’Association peut demander au Comité Exécutif de mettre un sujet à l’ordre du jour d’une Assemblée générale des membres.

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13. Un minimum de 15 membres personnellement présents sera nécessaire pour constituer un quorum pour les Assemblées générales de l’Association.

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Annexe A: Le Comité Exécutif

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1. Procédures d’élection :

(a)  Au moins un mois avant l'Assemblée générale des membres le/la Secrétaire enverra à tous les membres ayant réglé leur cotisation un appel à nominations pour les postes électifs vacants au sein du Comité Exécutif.

(b) Cet appel à nominations précisera que :

(i) chaque candidat doit être nommé par au moins deux autres membres de l’ADEFFI.

(ii) chaque nomination doit s’accompagner du consentement du candidat nommé, exprimé par écrit ou par courrier électronique

(iii) pour être reconnues comme valables, les nominations doivent parvenir au Comité Exécutif de l’ADEFFI au moins 8 jours avant la date fixée pour la Réunion Générale Annuelle.

(c) une liste des candidats nommés sera envoyée en même temps que l’annonce finale de l’Assemblée générale des membres à tous les membres de l’ADEFFI ayant réglé leur cotisation.

(d) des nominations seront acceptées le jour même de l'Assemblée générale des membres uniquement au cas où de telles nominations seront nécessaires pour pourvoir tous les postes électifs au Comité.

(e) Le/la Secrétaire, le/la Trésorier(e), le/la Représentant(e) des étudiants-chercheurs, le/la Responsable de la communication et les deux membres ordinaires cooptés resteront normalement en poste pour une période d’un maximum de trois ans. Le mandat présidentiel sera de trois ans. Un(e) Vice-Président(e) sera élu(e) un an avant la fin du mandat du/de la Président(e) en exercice afin de lui succéder le moment venu. Chaque Président(e) sera ainsi membre du Comité pendant au moins quatre ans puisqu’il/elle aura été Vice-Président(e) pendant l’année précédant sa prise de fonction. Le/la Rédacteur/Rédactrice en chef de l’Irish Journal of French Studies sera élu(e) pour une période de quatre ans, renouvelable une fois avec l’approbation des membres de l’ADEFFI au moment de l’Assemblée générale des membres. Aucun membre du Comité Exécutif, à l’exception du/de la Rédacteur/Rédactrice en chef, ne pourra rester dans un même poste pour plus d’un mandat consécutif. Un délai d’au moins un mandat devra s’être écoulé avant qu’un membre du Comité puisse être réélu dans un même poste.

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2. Les responsabilités des membres attitrés du Comité seront les suivantes :

(a) Le/la Président(e). Présider aux réunions générales et aux réunions du Comité Exécutif. Représenter officiellement l’ADEFFI par voie de correspondance et en assistant à des réunions ou nommer un représentant à approuver par le Comité Exécutif. Coordonner de manière globale les activités du Comité Exécutif et assurer l’administration du fonctionnement de l’ADEFFI.

(b) Le/la Secrétaire.Faire et fournir l’ordre du jour et le compte-rendu des réunions du Comité Exécutif en consultation avec le/la Président(e). Faire et fournir l’ordre du jour et le compte rendu de l’Assemblée générale des membres en consultation avec le/la Président(e). Tenir à jour les fichiers de l’Association. Assurer la correspondance écrite et électronique de l’ADEFFI et du Comité Exécutif. Présenter le rapport annuel des activités de l’Association à l’Assemblée générale des membres.

(c) Le/la Trésorier(e). Chargé(e) d’assurer tous les paiements nécessaires de la part de l’Association et de recevoir les sommes dues à l’Association, et de tenir la comptabilité de ces transactions. Autres fonctions: présenter un rapport financier pour l’année écoulée à l’Assemblée générale des membres. Faire des rapports financiers intérimaires au Comité Exécutif. Responsable des adhésions, ce qui implique (i) de tenir à jour un registre des membres, et (ii) de recueillir les cotisations et l’arriéré.

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